До роботи на км допускаються особи. Правила експлуатації контрольно-касових машин. Області застосування ККМ

Робота на ККМ, касові операції, розрахунки з покупцями, порядок введення машин в експлуатацію, їх технічне обслуговування та контроль за їх експлуатацією регламентуються такими документами:

Федеральним законом «Про застосування контрольно-касових машин під час здійснення розрахунків із населенням»;

Положення про застосування ККМ під час здійснення грошових розрахунків із населенням;

Типовими правилами експлуатації ККМ під час здійснення грошових розрахунків із населенням;

Особливого значення мають документи, розроблені та затверджені Державною податковою службою РФ та Державною міжвідомчою експертною комісією (ГМЕК) з ККМ. ГМЭК організує випробування, експертизу ККМ на відповідність їх вимогам стандартів і дозволяє експлуатацію представлених моделей касових машин біля Росії, організує перевірку їх експлуатації у організаціях, здійснюють грошові розрахунки з населенням.

З метою недопущення проникнення на російський ринок ККМ, не включених до Держреєстру, для захисту інтересів виробників, постачальників та користувачів касових машин, а також для підвищення ефективності перевірок дотримання законодавства РФ про ККМ, що здійснюються податковими органами, ГМЕК ухвалила рішення про використання спеціальних засобів візуального контролю касових машин, якими є об'ємні голограми, що виготовляються на фотополімерній платівці (плівці). Зразки голограм та їх малюнки затверджено ГМЕК. Голограми мають порядковий номер. На ККМ наносяться дві голограми: генерального постачальника та обслуговуючої організації.

Кожна касова машина, що надходить у організацію торгівлі, повинна мати шильдик (металеву табличку), закріплений на кожусі. Шильдик містить такі відомості: тип касової машини та заводський номер, що вказується на маркувальній табличці, у паспорті та пакувальному листі ККМ, а також друкується на всіх касових документах.

Касири, допущені до експлуатації ККМ, повинні добре знати влаштування касових машин, на яких вони працюють. Електронні касові машини вимагають кваліфікованого звернення та догляду, тому до роботи на них допускаються особи віком не молодше 18 років, які пройшли спеціальне навчання та мають посвідчення на право їх експлуатації.

На кожну ККМ у торгових організаціях заводиться Книга кас-сира-операціоніста, в якій на основі показань контрольно-касових стрічок ведеться облік виручки, що надходить. Книга касира-операціоніста має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписами податкового інспектора, директора, бухгалтера підприємства та печаткою. На Книзі касира-операціоніста вказується заводський номер ККМ, дата її початку та закінчення. Записи ведуться чорнилом або кульковою ручкою. У Книзі не допускаються незастережені виправлення.

Місця, де встановлюються ККМ, повинні бути обладнані відповідно до вимог експлуатаційної документації та чинних нормативів. Зокрема, робоче місце касира має бути обладнане так, щоб унеможливити зіткнення ККМ з струмопровідними пристроями. Включати ККМ слід лише через розетку із заземленням.

Підготовка касових машин до роботи

1. Введення в експлуатацію нових ККМ виробляє механік з організації, яка здійснює гарантійне та технічне обслуговування та ремонт даного типу машин. При введенні в експлуатацію електронних ККМ та касових терміналів необхідна присутність програм-і рамміста-електроніка. Фахівець повинен мати посвідчення на право технічного обслуговування та ремонту машин даного типу та пред'явити його керівництву торговельного підприємства.

При введенні машин в експлуатацію повинні бути присутніми касири як матеріально відповідальні особи.

2. Спеціаліст з ремонту касових машин після випробування машини в роботі оформляє передачу її в експлуатацію, заповнюючи всі дані у заводському паспорті. Він має опломбувати машину після установки фірмового кліше з найменуванням підприємства міста і номером розрахункового вузла чи запровадити їх у програму машини.

3. До включення касових машин у дію замок має бути; закритий, а ключ (крім ключів для переведення секційних грошових лічильників на нулі) зберігається у директора торговельного підприємства.< Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором контролирующей организации - налоговой инспекции, где они хранятся в сейфах и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера этой организации специалисту, уполномоченному для проведения проверки.

4. На касову машину адміністрація торговельного підприємства заводить Книгу касира-операціоніста за формою № 24, яка має бути прошнурована та скріплена підписами податкового інспектору.

pa, директора та головного (старшого) бухгалтера підприємства та печаткою. Проте Книга касира-операціоніста не замінює касового звіту (форма №25).

5. При встановленні касових машин на прилавках магазинів Книга касира-операціоніста ведеться за скороченою формою № 24-а.

6. Допускається ведення загальної книги на всі машини. У такому разі записи повинні проводитись у порядку нумерації всіх кас (№ 1, 2, 3 і т. д.) із зазначенням у чисельнику заводського номера касової машини; показники лічильників недіючих касових машин щодня повторюються із зазначенням причин бездіяльності (у запасі, у ремонті та ін.) та засвідчуються підписом представника адміністрації торговельного підприємства. Всі записи в Книзі виробляються в хронологічному порядку чорнилом без помарок. Усі внесені до Книги виправлення повинні обмовлятися та засвідчуватися підписами касира-операціоніста, директора та головного бухгалтера.

7. Паспорт касової машини, Книга касира-операціоніста, акти та інші документи зберігаються у директора підприємства, його заступника або головного (старшого) бухгалтера.

8. Перед початком роботи на касовій машині касир отримує у директора магазину або старшого касира все необхідне для роботи (ключи, розмінну монету та купюри грошей у кількості, необхідній для розрахунків з покупцями, приладдя для роботи та обслуговування машини) під підпис.

Директор торгового підприємства чи його заступник зобов'язаний:

Відкрити замок приводу та лічильників машин та разом з касиром зняти показання (отримати звітну відомість) секційних та контрольних лічильників та звірити їх із показаннями, записаними до Книги касира-операціоніста за попередній день;

Переконатися у збігу показань та занести їх у Книгу за поточний день на початок роботи та завірити своїм підписом;

Оформити початок контрольної стрічки, вказавши на ній тип та заводський номер машини, дату та час початку роботи, показання секційних та контрольних лічильників завірити підписом та закрити замок показань грошових лічильників;

Видати касирам ключі від замку приводу машини;

Дати вказівку касиру про заходи щодо попередження підробки чеків (шифрування чеків, певний колір чекової стрічки, гранична сума чека тощо);

Забезпечити касира розмінною монетою та купюрами грошей у межах розміру залишку коштів по касі у кількості, не

обхідний для розрахунку з покупцями, а також чековими стрічками відповідного кольору та розміру;

Дати вказівку касиру про початок роботи, переконавшись у справності машини та готовності робочого місця до початку роботи.

Касир зобов'язаний:

Перевірити справність блокуючих пристроїв, заправити чекову та контрольну стрічки;

Включити машину в електромережу та отриманням нульового чека перевірити її роботу від електроприводу;

Надрукувати два-три чека без позначення суми (нульових) з метою перевірки чіткості друкування реквізитів на чековій та контрольній стрічках та правильність встановлення дататора та нумератора;

Нульові чеки додати наприкінці дня до касового звіту;

Протерти кожух ганчіркою та встановити з боку покупця табличку зі своїм прізвищем.

Перед початком експлуатації ККМ проводиться програмування необхідних параметрів машини (даних кліше, розрядності сум, числа, що вводяться, і ідентифікаторів працюючих секцій та ін.).

Якщо ККМ не переводиться в режим «Реєстрація», касир повинен з'ясувати причину та усунути її. Якщо всі спроби усунення несправності не перевели ККМ у робоче становище, слід доповісти про це адміністрації організації та зробити запис про характер поломки у Журналі виклику технічного механіка з Центру технічного обслуговування (ЦТО). Після усунення несправностей у ККМ адміністратор у присутності касира виводить на друк Х-звіт на початку роботи або Z-звіт наприкінці роботи. Касир і адміністратор підписують щойно отриманий Х-звіт і розпочинають оформлення початку контрольної стрічки (число, час початку роботи, тип і номер ККМ).

Контрольна стрічка є найважливішим документом в організації контролю за повнотою обліку готівки, що надходять до каси протягом робочої зміни. Контрольна стрічка повинна обов'язково застосовуватись і правильно оформлятися на початку та в кінці кожної робочої зміни.

Організація розрахунків із покупцями у торгівельній організації залежить від застосовуваного методу продажу товарів. Касири-операціоністи повинні здійснювати операції введення сум відповідно до посібника з експлуатації на даний тип ККМ та дотримуватися порядку ведення касових операцій та правила розрахунку з покупцями.

Відповідно до Типових правил експлуатації ККМ при здійсненні грошових розрахунків з населенням розрахунок із покупцями із застосуванням касових машин ведеться в наступному порядку:

Касир чітко називає суму отриманих грошей та кладе їх окремо на увазі у покупця;

Друкує чек на касовій машині;

Оголошує покупцю загальну вартість усіх покупок;

Називає суму належної покупцю, здачі та видає її разом із чеком;

Після закінчення розрахунку кладе отримані від покупця гроші у касову скриньку.

Забороняється пропонувати покупцеві замість здачі будь-які товари або вимагати від нього самому розміняти їх.

Відповідно до Типових правил касир як оплату може приймати і безготівкові платіжні кошти (якщо ККМ такі функції виконує): банківські розрахункові чеки (окремі бланки встановленого зразка) та іменні чекові книжки з відривними чеками. Документи, що приймаються, повинні мати всі необхідні реквізити, що підтверджують їх справжність. Оплата може здійснюватися в кредит - через клавіатуру та за допомогою кредитної картки, яка містить усі необхідні дані для розрахунків за товар. При оплаті товару кредитна картка вставляється у щілину системного касового терміналу, що має зв'язок із банком. Банк після підтвердження платоспроможності покупця (власника) кредитної картки списує зазначену суму з рахунку клієнта. Після чого кредитна картка з покупкою повертається власнику.

У разі виникнення спору з покупцем щодо правильності проведеного з ним розрахунку роботу на машині слід призупинити та викликати адміністратора (за встановленою в кабіні касира сигналізації). У присутності касира та покупця адміністратор знімає показання лічильників ККМ (виводить Х-звіт) і звіряє отримані на звіті дані про виручку касової машини із сумою виручки, що є у наявності у касира на момент зняття каси. За результатами зняття показань складається акт, де відбивається результат перевірки касира.

Касиру заборонено самостійно вносити зміни до програми касового терміналу, зберігати в касі особисті речі та гроші.

Касир після закінчення зміни (до зняття показань підсумовуючих лічильників ККМ) готує свою виручку, тобто розкладає готівку по купюрах, а монети за їхньою гідністю,

здачі старшому касиру. Старший або головний касир у присутності касира-операціоніста знімає показання лічильників ККМ на кінець зміни і виводить Z-звіт, закриваючи таким чином зміну, що пройшла. Z-звіт підписується касиром та старшим касиром. Потім старший касир виймає з касової машини контрольну стрічку разом із касиром оформляють в кінець зміни як і, як початку зміни (число, час закінчення роботи, тип і номер касової машини). Для однострічкових ККМ старший касир після введення відповідного пароля отримує роздрук контрольної стрічки за зміну. У разі контрольна стрічка є одночасно Z-звітом.

Якщо ви тільки збираєтеся почати кар'єру в галузі продажів, ймовірно, ще не знаєте, робота з ККМ - що це таке. Втім, приводів для паніки не повинно бути. Розібратися в цьому завдання нескладно, а безпосередньо в роботі найголовніше - бути уважним і не поспішати без особливої необхідності, і тоді з усіма завданнями вдасться впоратися добре.

Про що йде мова?

Щоб зрозуміти, робота з ККМ - що це, попередньо потрібно розібратися, що є апаратом, прихованим під страшною абревіатурою ККМ. Отже, що таке?

Контрольно-касова машина – саме так можна розшифрувати скорочення ККМ. У повсякденності її зазвичай називають касою, рідше – касовою машиною чи касовим апаратом. А от якщо заглянути в офіційну документацію, то там слова ККМ зазвичай не зустрінеш, тому що прийнято використати найменування ККТ. Його можна розшифрувати так: контрольно-касова техніка.

Отже, із назвою вдалося розібратися. Але що це таке за своєю суттю? ККМ - це така машина, розроблена спеціально для фіксації операції обміну послуги, товару на прийняті в країні гроші. Машина не тільки незамінна у роботі торгової точки, але й використовується перевірочними органами для контролю над підприємцями. І тому формуються спеціальні звіти, аналізовані відповідними інстанціями.

Підвиди машин

Існують різні моделі ККМ, відповідні переважно тим чи іншим умовам експлуатації.

Прийнято виділяти такі категорії:

автономні;
фіскальні (залежні від комп'ютера).

Відрізнити їх один від одного дуже просто навіть на вигляд. Якщо на перших розташована велика кількість кнопок, що дозволяють керувати апаратом, то на других – не більше ніж п'ять. Перша машина може працювати сама по собі, а ось другий тип функціонуватиме лише у зв'язці з комп'ютером.

Влаштування машин

У класичному варіанті у складі апарату є такі елементи:

живлення;
керування;
пам'ять;
друкувальний пристрій;
блок ЕКЛЗ;
клавіатури.

Неможливе коректне обслуговування ККМ, якщо ви не знаєте, як працює кожна з описаних систем. Втім, практика показує, що у разі неполадок з апаратом краще відразу викликати фахівців тієї компанії, яка продала вам агрегат. Вивчіть папери: можливо, техніка все ще на гарантійному обслуговуванні.

Як почати працювати

Перш ніж розпочнеться зміна, обов'язково має бути проведена коректна підготовка ККМ до роботи. Цей процес прописаний в офіційних паперах, інструкціях як на підприємстві, так і в машинах, що додаються. На нього увага звернена і в нормативні документи, що діють на території країни та введені на державному рівні.

Отже, перш ніж можна буде працювати, спочатку потрібно розписатися у спеціальному журналі, який зберігається в адміністратора торгової точки. При цьому касир отримує ключі від машини, режиму каси та скриньки, де зберігаються гроші. Також на початку зміни можна отримати деяку суму, яку потім використовувати для розміну, та низку іншого приладдя, необхідного для роботи. Їх перелік визначається особливостями конкретного підприємства.

Далі видаляється кришка з друкуючого блоку машини (у деяких випадках потрібно підняти кожух, щоб забезпечити доступ до нутрощів апарату), після чого касир оглядає прилад і прибирає пил, що потрапили сторонні предмети. Далі апарат підключається до електричної мережі та встановлюється перемикач, відповідальний за вибір режиму роботи. Потім потрібно перевірити, чи всі стрічки на місці, а якщо такі відсутні - встановити.

Специфіка конкретних приладів

Касові апарати нового покоління, виготовлені за кордоном, такої особливості не мають, а деякі вироблені в Росії машини відрізняються наявністю спеціального режиму, позначеного як «Початок зміни». При цьому працівник обирає дату та встановлює час. Якщо значення вже є, але неточні, потрібно їх відкоригувати.

Зверніть увагу: під час підготовки апарата до роботи немає потреби обнулювати нумерацію чеків, що друкуються. Як тільки машина формує звіт із гасінням, вона автоматично проводить цю операцію, жодних додаткових маніпуляцій, якщо агрегат у нормі, не потрібний.

Уважність та акуратність

Наступний етап підготовчих робіт вимагає від касира уважності, оскільки потрібно перевірити, чи все у техніці працює коректно. Насамперед звертають увагу на блокуючий пристрій. Для цього друкують пробний чек. Це допомагає зробити висновки щодо якості зображення. Робота з ККМ за новими правилами вимагає, щоб всі чеки, що друкуються машиною, були читаними, чіткими, яскравими, що містять правильні реквізити організації. Не викидайте нульовий чек: наприкінці дня його потрібно здати адміністратору разом із звітом. Обов'язковий облік нульових чеків у четвертій графі КМ-4, КМ-5.

Далі касир та адміністратор разом запитують у машини змінний звіт та перевіряють, чи коректна інформація грошових регістрів. На початку робочого дня всі показники мають бути нульовими. Знімають показання фінансових лічильників і вносять в спеціальний журнал у графу, що відбиває стан наприкінці зміни. Обов'язкове засвідчення всіх вписаних даних підписами працівників, що брали участь.

Все має бути завірено!

Інструкція касира-операціоніста при роботі з ККМ рекомендує вставити в машину контрольну стрічку, відступивши від краю порядку 15 см. Зверніть увагу: повинні бути дані про номер апарату, поточну дату і про те, у скільки почалася робота, а також інформація, знята з усіх регістрів. Як тільки всі дані щодо контрольної стрічки вдалося зафіксувати, це засвідчується підписами учасників процесу.

Далі касир поміщає в машину валюту, яку передбачається застосовувати для обміну під час операцій. Про те, як правильно покласти гроші в касу і далі виставити коректний режим роботи, можна прочитати в інструкції до конкретного апарату.

Починаємо зміну

При роботі оператор каси повинен чітко стежити за тим, як працює агрегат, чистити його і упорядковувати при необхідності. Вводити гроші в апарат потрібно так, як це написано в інструкції конкретної машини. Регулярне обслуговування ККМ є запорукою її коректної та тривалої роботи.

Коли всі товари, що купуються клієнтом, пройшли обробку на касовій машині, вона показала сумарну вартість покупки, правила експлуатації контрольно-касових машин зобов'язують назвати клієнту цю цифру чітко, і лише після цього брати з людини гроші. У машину їх кладуть так, щоби покупець бачив, як це відбувається. Також він має бачити, куди касир кладе чек, щоб забрати його та не переплутати з чужими документами. Якщо касовий апарат стоїть там, де працює продавець, він повинен передати клієнту товари в момент покупки, віддаючи чек. А от у випадку, коли йдеться про офіціанта або будь-якого іншого працівника, який приймає замовлення, він повинен передавати клієнту чек лише тоді, коли було завершено надання послуги.

Звертаємо увагу на нюанси

Потрібно знати, що відмітка погашення чека - це дуже важлива особливість, якою характеризується робота з ККМ. Що це таке? Чек або надривають, або ставлять на нього спеціальний штамп, що символізує гасіння.

Пам'ятайте, що на придбання чековий документ є дійсним лише в той день, коли він був виданий замовнику. А от у деяких випадках при поверненні чека касир може віддати клієнтові гроші назад. Але це відбувається тільки в тому випадку, коли на документі є вирішальний зробити це підпис керівника торгової точки, його заступника. Зверніть увагу: можливе повернення коштів у тій касі, де було пробито чек, але ні в якому іншому.

Якщо касир помилився, вносячи суму покупки в апарат, а чек погасити не можна, правила роботи з ККМ зобов'язують скласти акт наприкінці зміни. Він оформляється відповідно до форми КМ-3. Якщо касир і покупець опинилися у конфліктній ситуації, можна зняти касу, навіщо направити запит адміністратору. Якщо керуючий магазином не дозволяє це зробити, знімати касу неможливо.

Уникаємо проблем

Як відомо, на касовий апарат ціна немаленька (від 20 000 до 80 000 рублів), тому працювати з ним потрібно дбайливо, щоб уникнути поломок. Це означає, що можна робити тільки те, що дозволено інструкцією та правилами, і найсуворіше уникати всього того, що заборонено. Зокрема, інструкції розповідають, що можна змінити шифр прямо під час робочої зміни, але це відбувається, коли є відповідна вказівка адміністратора торгової точки. Також при необхідності можна запросити у машини ту чи іншу роздруківку.

Якщо з'ясовується, що POS-система функціонує некоректно або є будь-які інші збої в роботі, касир повинен:

Вимкнути прилад.
Покликати адміністратора.
Зрозуміти, у чому причина проблеми.
При некоректному відображенні інформації на чеку перевірити відбитки та підписати все руками.
При невиході чека запросити нульовий, оформивши його так само, як і чек, на якому нечітко продрукувалися реквізити.

Чи може бути так, що неможлива робота з ККМ? Що це за ситуація, як вчинити? Так, таке може статися, якщо машина виявилася серйозно пошкодженою. Наприклад, якщо вона видає нечіткі відбитки або друкує неправильну інформацію про час здійснення операції. У такій ситуації адміністратор та касир оформлюють спеціальний звіт, аналогічний тому, що складається наприкінці зміни. Потім до журналу вноситься, що за людина працювала за машиною, о котрій він закінчив роботу і з якої причини це сталося.

Коли ще не можна?

Неприпустимо, щоб в експлуатації була POS-система, якщо на апараті порушена пломба. Також не можна використовувати агрегат, на якому немає марки виробника або відсутні належні голограми. Заборону працювати з агрегатом можуть накласти представники податкової служби.

Якщо виявилося, що встановлена у вашому магазині ККМ має якісь із цих недоліків, слід терміново звернутися до ЦТО і надати їм повну інформацію про те, що сталося. У такій ситуації касир і навіть адміністратор не можуть полагодити агрегат на місці, тому доведеться чекати на виїзд спеціаліста ЦТО. Про це слід повідомити представників податкових органів, відповідальних за вашу торгову точку. Вони ведуть журнали, де враховують виїзди всіх технічних працівників, і мають зробити туди і ваш випадок. Взагалі, треба сказати, облік ККМ у нашій країні досить жорсткий, тому недбалість може дорого обернутися. Намагайтеся бути уважними.

Правила та закони

Про те, як правильно працювати, розповідає лист Міністерства фінансів, написаний у 1993 році і який пояснює, як застосовується у повсякденності касовий апарат. Ціна помилок висока: вас можуть притягнути до адміністративної відповідальності.

Згідно з типовими правилами, тільки тоді людина може дозволити собі працювати за касовим апаратом, коли він освоїв правила її експлуатації. Є певний мінімум технічних знань, що включається до базових правил. Якщо потенційний кандидат упорався з цим, тоді компанія може укласти з ним договір, що регламентує матеріальну відповідальність цієї особи. Перш ніж безпосередньо розпочинати роботу на новому місці, людина має пройти ознайомлення з експлуатаційними правилами. Якщо цих правил нехтували, роботодавець може зіткнутися з адміністративною відповідальністю, до якої його залучать за результатами чергової перевірки.

Також законами регламентується те, як ведеться книга касира. Відповідно до правових нормативів, на кожну окрему машину має бути заведений свій журнал, який прошивають, пронумеровують у ньому всі аркуші, а також обов'язково підтверджують їхню кількість підписом директора компанії та головного бухгалтера. Крім того, на такій книзі має розписатися представник податкового органу. Потім усе це скріплюється печаткою підприємства. Такий журнал зазвичай запевняють у податковій інспекції, коли звертаються туди, щоби поставити на облік ККМ.

Жодних вольностей!

До журналу касира допускається вносити записи лише суворо за хронологією, без будь-яких помарок. Для цього використовують чорнило. Якщо ситуація склалася так, що необхідно щось виправити, залучають директора організації та головного бухгалтера, які контролюють внесення змін, а потім підтверджують своїми підписами, що оновлені дані є коректними.

Також адміністратор торгової точки повинен пам'ятати, що в його зоні відповідальності - попередити касира про те, що гроші бувають підробленими, а також навчити методик перевірки надійності банкнот, що приймаються від покупців. Крім того, має бути порушено й питання про підроблені чеки. Касир повинен бути в курсі, що є низка заходів, що запобігають підробці:

колір стрічки;
шифрування кожного чека;
гранична сума покупки.

Чи можна без ККМ?

Відповідно до чинних на території нашої країни правових нормативних актів, деякі організації можуть дозволити собі працювати без застосування контрольно-касової техніки. Це зумовлюється специфікою роботи таких підприємств. Було прийнято спеціальний перелік, до якого внесено всі організації, які не потребують ККМ. Дата прийняття - липень 1993 року, але пізніше до нього вносилися зміни ухвалами уряду.

У переліку можна знайти як організації, а й філії, і навіть іншого типу відокремлені підрозділи. Це стосується й деяких фізичних осіб, які працюють у галузі підприємництва, не маючи відповідної освіти.

Цей перелік може бути обмежений постановою виконавчої окремо взятого суб'єкта на його території. Втім, робота з відкритого прилавка все одно не вимагатиме наявності такої техніки. Це найбільше актуально в період, коли знімають урожай у сільському господарстві, адже його продають безпосередньо з машин, з лотків. Так от, у такій ситуації оформлення ККМ не потрібне.

Стережіться порушень

Численні регулярні перевірки, організовані податковими органами у різних суб'єктах країни, показують, що й досі багато підприємців працюють, порушуючи правила застосування ККМ, проте сподіваються, що це залишиться непоміченим. Слід пам'ятати, що закони про запровадження ККМ були прийняті не так, завдяки їм забезпечується юридична чистота угоди. Крім того, чітке дотримання правил у разі виникнення конфліктної ситуації дозволить вам «перетягнути ковдру на себе», оскільки до вашої діяльності претензій не буде.

Щоб уникнути порушень у ході робочого процесу, уважно ознайомтеся з правилами експлуатації контрольно-касової техніки, адже є відповіді практично на всі питання. Враховуйте нові правові акти, що діють на території вашого регіону. Це дозволить тримати руку на пульсі подій. Зрештою, пам'ятайте, що застосовувати в роботі слід лише такі машини, які були включені до державного реєстру. Враховуйте і класифікатор, який регулює, які агрегати для якої сфери підходять. Це дозволить уникнути проблем із законом і вести діяльність довго та з вигодою для себе.

До роботи на касовій машині допускаються особи, які знають правила експлуатації касових машин і пройшли інструктаж з техніки безпеки. З особами, допущеними на роботу, укладається договір про матеріальну відповідальність. В експлуатацію допускаються машини, внесені до Державного реєстру до касових машин, що використовуються на території РФ.

ККМ, використовувані для розрахунків підлягають реєстрації в податкових органах і перебувають на технічному обслуговуванні в ЦТО (центр технічного обслуговування).

Заборонено допуск до машини сторонніх осіб. Кожна машина, що надходить до магазину, повинна мати паспорт, в якому вказані основні технічні характеристики. Заносяться: дата введення в експлуатацію, дані про технічне обслуговування та ремонти, реквізити даного підприємства та номери каси.

На боці піддона машини повинна бути маркувальна табличка із зазначенням заводського номера, який обов'язково вказується у всіх документах, що належать до даної машини (касовому чеку, звітах, паспорті, книзі касира-операціоніста та ін.)

До застосування допускаються лише справні ККМз довготривалим та енергонезалежним зберіганням інформації у фіскальній (тобто контрольній) пам'яті які:

Відповідають технічним вимогам

Допущені до використання відповідно до реєстру

Зареєстровані у ЦТО та податкових органах(Використання ККМ, не зареєстрованої в податкових органах, розглядається як здійснення грошових розрахунків з населенням без застосування ККМ. Постановка на облік у ЦТО забезпечує технічно грамотну експлуатацію касових машин протягом усього терміну їх використання. Торгове підприємство укладає з ЦТО договір на технічне обслуговування та ремонт ККМ).

Оснащені засобами візуального контролю (мають 2 голограми: «Державний реєстр» та «Сервісне обслуговування»)

ККМ мають приходити перевірку справності щорічно до ЦТО у січні-лютому місяці.

Не допускаються до застосування ККМ, на яких відсутня або пошкоджена пломба ЦТО, відсутнє маркування підприємства-виробника або один із засобів візуального контролю

Несправною вважається ККМ, яка:

Не друкує, друкує нерозбірливо чи не повністю реквізити на чеку чи контрольній стрічці

Не виконує або виконує помилки операції, передбачені технічними вимогами до ККМ

Не дозволяє отримати дані, що містяться у фіскальній пам'яті, необхідні здійснення контролю податковим органом.

Організація, яка здійснює фінансові розрахунки з населенням має видавати покупцям чек, надрукований на ККМ. На чеку повинні відбиватися наступні реквізити:

Найменування організації або прізвище НП

Ідентифікаційний номер організації-платника податків (ІПН)

Порядковий номер чека

Дата та час покупки

Вартість покупки

Ознака фіскального режиму (SR та ін)

Заводський номер ККМ (цифри після SR)

Документи, що видаються покупцям рахунки, квитанції, товарні чеки та ін., документи не звільняють організації від застосування ККМ. Чеки погашаються одночасно з видачею товару за допомогою штампів або шляхом надриву

За порушення вимог «Положення щодо застосування ККМ при здійсненні грошових розрахунків із населенням» застосовуються такі штрафні санкції:

Підприємство, що веде грошові розрахунки з населенням без застосування ККМпіддається штрафу у 350-кратному розмірі мінімальної місячної оплати праці.Застосування ККМ з блоком фіскальної пам'яті, що вийшов з ладу, прирівнюється до незастосування касової машини.

підприємство, використовує несправну касову машинупіддається штрафу в 200-кратному розмірі м.м.о.т.

підприємство, що здійснює торгові операції після призупинення його діяльності податковими органами у 700-кратному розмірі м.м.о.т.

підприємство , Що не встановило цінник на товар - у 100-кратному розмірі м.м.о.т.

не видача чека покупцю або видача чека із зазначенням суми менш сплаченоїкарається штрафом в 10-кратному розмірі м.м.о.т, але не менше 20% від вартості покупки

Контроль над виконанням правил використання ККМ, за повнотою обліку виручки здійснює податкова служба.

Облік фінансових надходжень ведеться підсумовуючими лічильниками наростаючим результатом. Переказ свідчень сумирних грошових лічильників на нулі, складання акта при здійсненні ремонту та внесення змін до програми роботи контрольно-касових машин можливе лише за погодженням з податковою інспекцією. Правилами передбачено, що переведення показань фінансових лічильників на нулі (гасіння) може здійснюватися при введенні в експлуатацію нової машини та при інвентаризації, а за потреби, у разі ремонту фінансових лічильників у майстернях, лише за погодженням з податковою інспекцією з обов'язковою участю її представника.

Переведення показань фінансових лічильників на нулі оформляється актом у 2-х примірниках, один із яких- контрольний- передається до податкової інспекції, а другий залишається цьому підприємстві. Документ підписується представником податкової інспекції, керівником, головним бухгалтером, старшим касиром та касиром – операціоністом.

Показання лічильників недіючих касових машин, що знаходяться в запасі, на ремонті актуються та засвідчуються підписами механіка та адміністратора.

При передачі контрольно-касової машини в майстерню для ремонту або при ремонті грошових лічильників безпосередньо на підприємстві, а також передачі до іншої організації також складається акт із записом показань грошових лічильників до та після ремонту за підписом директора, касира-операціоніста, спеціаліста ЦТО та представника податкової інспекції. При цьому в акті обов'язково вказується причина технічної несправності і чи торкнувся фіскальний блок. (Це необхідно тому, що при заміні блоку фіскальної пам'яті ККМ вимагає нового запровадження податкового пароля або уточнення, що пароль та накопичена сума збереглися для подальшого фінансового контролю).

Положення про застосування ККМ під час здійснення грошових розрахунків із населенням;

Типовими правилами експлуатації ККМ під час здійснення грошових розрахунків із населенням;

Підготовка касових машин до роботи

При введенні машин в експлуатацію повинні бути присутніми касири як матеріально відповідальні особи.

Директор торгового підприємства чи його заступник зобов'язаний:

Видати касирам ключі від замку приводу машини;

обхідний для розрахунку з покупцями, а також чековими стрічками відповідного кольору та розміру;

Касир зобов'язаний:

Перевірити справність блокуючих пристроїв, заправити чекову та контрольну стрічки;

Включити машину в електромережу та отриманням нульового чека перевірити її роботу від електроприводу;

Нульові чеки додати наприкінці дня до касового звіту;

Протерти кожух ганчіркою та встановити з боку покупця табличку зі своїм прізвищем.

Касир чітко називає суму отриманих грошей та кладе їх окремо на увазі у покупця;

Друкує чек на касовій машині;

Оголошує покупцю загальну вартість усіх покупок;

Називає суму належної покупцю, здачі та видає її разом із чеком;

Після закінчення розрахунку кладе отримані від покупця гроші у касову скриньку.

Підготовка до роботи

Порядок та умови застосування контрольно-касової техніки регламентовано, а також листом Мінфіну Росії від 30 серпня 1993 р. № 104 "" (далі – типові правила), яке застосовується у частині, що не суперечить. При цьому, згідно з роз'ясненнями Мінфіну Росії та ФНП Росії, типові правила не підлягають обов'язковому застосуванню організаціями та ІП, що перейшли на новий порядок застосування ККТ ().

ККТ застосовується дома здійснення розрахунку з покупцем в останній момент здійснення розрахунку тієї ж особою, яка здійснює розрахунки з покупцем, крім розрахунку, здійснюваного електронними засобами платежу Інтернет. При цьому ККТ, призначена для застосування лише при здійсненні розрахунків електронними засобами платежу, застосовується лише за таких розрахунків. А автоматизовані системи для БСО застосовуються лише здійснення розрахунків під час надання послуг ().

До початку роботи з касовим апаратом, касиру керівником видаються ключі від ККТ і від грошової скриньки (якщо є), розмінні монети і купюри у кількості, необхідному для розрахунків з покупцями, приладдя до роботи та обслуговування машини. Для обліку грошей, виданих касиром з каси організації іншим касирам або довіреній особі (роздавачеві), а також обліку повернення готівки використовується Книга обліку прийнятих та виданих касиром коштів.

При необхідності, слід дати вказівку касиру про заходи щодо попередження підробки чеків (шифрування чеків, певний колір чекової стрічки, що використовується, гранична сума чека тощо).

Переконавшись у справності машини, можна дати вказівку касиру про початок роботи.

Касир на початку роботи зобов'язаний:

перевірити наявність чекової стрічки та за необхідності заправити нову;
включити машину та отриманням нульового чека перевірити її роботу;
надрукувати два-три чеки без позначення суми (нульових) з метою перевірки чіткості друкування реквізитів на чековій стрічці та правильність встановлення дати та нумерації (нульові чеки прикладаються наприкінці зміни до касового звіту;
протерти кожух сухою ганчіркою та встановити з боку покупця (клієнта) табличку зі своїм прізвищем;
розмістити необхідний роботи інвентар.

Робота з ККТ

ВАЖЛИВО

Незастосування контрольно-касової техніки у встановлених законодавством Російської Федерації про застосування контрольно-касової техніки випадках, тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від однієї четвертої до однієї другої розміру суми розрахунку, здійсненого без застосування ККТ, але не менше 10 тис. руб. ; на юридичних – від трьох четвертих до одного розміру суми розрахунку, здійсненого з використанням готівкових коштів та електронних засобів платежу без застосування ККТ, але не менше 30 тис. руб. ().

Протягом робочого дня касир-операціоніст або інша матеріально-відповідальна особа (контролер-касир, офіціант, продавець, буфетник, приймальник замовлень та ін.) зобов'язані:

забезпечити ретельний догляд та дбайливе поводження з машиною, утримувати її в чистоті та порядку;
здійснювати операції введення сум відповідно до посібника з експлуатації на даний тип касових машин;
для одного покупця (клієнта) визначити загальну суму купівлі, послуги за показанням індикатора касової машини або за допомогою лічильних пристроїв та назвати її покупцю (клієнту);
отримати від покупців (клієнтів) гроші за товари або надані послуги відповідно до суми, яка називається покупцем (клієнтом), зазначеної в прейскуранті на послуги, що надаються, ціннику на товар, що продається, у підприємствах громадського харчування зазначеної в меню або цінниках у наступному порядку:
чітко назвати суму отриманих грошей та покласти ці гроші окремо на увазі у покупця (клієнта);
роздрукувати чек;
назвати суму належної здачі та видати її покупцю (клієнту) разом із чеком (при цьому паперові купюри та розмінну монету видати одночасно).

ВАЖЛИВО

Слід звернути увагу, що попереднє роздрукування чеків, яке застосовувалося в інтернет-магазинах, забороняється, оскільки касовий чек, що видається покупцям, повинен містити обов'язкові реквізити, передбачені . Одними з таких реквізитів є дата та час розрахунку.

Відповідно до листа МНС Росії від 20 липня 2000 р. № ВНК-6-16/549, дата і час на пробитому касовому чеку не повинні відрізнятися від реального часу отримання грошей більш ніж на 5 хвилин. Аналогічний висновок міститься і в.

Якщо ж чек пробити раніше ніж за 5 хвилин до реального часу отримання грошей або покупцеві видано копію касового чека, то це може бути розцінено як незастосування ККТ. Таким чином, кур'єри інтернет-магазинів зобов'язані мати при собі та застосовувати ККТ у момент отримання коштів від покупця ().

Касиру-операціоністу забороняється:

знімати касу без дозволу адміністрації;
не видавати касовий чек покупцям;
допускати сторонніх осіб у приміщення каси до касової машини, крім керівника, бухгалтера, чергового адміністратора та за їх дозволом технічного спеціаліста або контролюючу особу для перевірки каси;
залишати касову кабіну без повідомлення адміністрації та не відключивши касову машину, не закривши на ключ касову кабіну, касову машину. У разі потреби залишити касову кабіну всі ключі (від кабіни, робочий ключ від касової машини та грошової скриньки) повинні знаходитись у касира;
самостійно вносити зміни до програми роботи касового терміналу;
мати в касі особисті гроші та гроші, не враховані через касову машину (крім розмінних грошей, виданих перед початком роботи).

Касир має право:

протягом зміни за вказівкою керівника змінювати шифр, застосовувати штампи та відбитки;
отримувати роздруківки за касовою машиною.

Помилки та несправності під час роботи з ККТ

У разі помилки касира-операціоніста:

при введенні суми та неможливості погашення чека протягом зміни невикористаний чек актується наприкінці зміни;
у видачі здачі покупцю (клієнту) у разі спору покупець має право вимагати в адміністрації зняття каси;
скласти та оформити спільно з адміністрацією підприємства акт за формою КМ-3 про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) за невикористаними касовими чеками, погасити їх, наклеїти на аркуш паперу та разом з актом здати до бухгалтерії;
записати до "Книги касира-операціоніста" суми, виплачені за повернутими покупцями (клієнтами) чеками, та кількість надрукованих на день нульових чеків.

Слід зазначити, що касир-операціоніст може видавати гроші за повернутими покупцями чеками лише за наявності на чеку підпису керівника і лише за чеком, виданим у цій касі.

ПРИКЛАД

При зміні оператора фіскальних даних або внесенні змін до відомостей, введених у ККТ при формуванні звіту про реєстрацію або звіту про зміну параметрів реєстрації, користувач за допомогою програмного забезпечення ККТ повинен сформувати звіт про зміну параметрів реєстрації. При цьому всі сформовані фіскальні документи, за якими не отримано підтвердження оператора фіскальних даних, передаються оператору фіскальних даних ().

У разі виникнення несправностей, касир зобов'язаний:

вимкнути касову машину;
викликати за допомогою встановленої в кабіні сигналізації представника адміністрації;
спільно із представником адміністрації визначити характер несправності;
у разі неясного друкування реквізитів на чеку, невиходу чека разом із представником адміністрації підписати чек (якщо чек не вийшов, замість нього отримати нульовий), вказавши на обороті правильну суму (рублі прописом, копійки цифрами);
у разі неможливості подальшої роботи через несправність касової машини касир спільно з представником адміністрації оформляє закінчення роботи на даній касовій машині так само, як при закінченні зміни, з позначкою в Книзі касира-операціоніста на дану касову машину час і причину закінчення роботи.

Адміністрація при неможливості усунення несправності силами касира викликає технічного спеціаліста, зробивши відповідний запис у журналі виклику технічного спеціаліста та реєстрації виконаних робіт.

Закінчення роботи з ККТ

При закритті підприємства або після прибуття інкасатора, якщо він за графіком прибуває до закриття підприємства, касир повинен:

за допомогою ККТ сформувати звіт про закриття зміни ();
підготувати грошовий виторг та інші платіжні документи;
скласти касовий звіт та здати виручку разом із касовим звітом за прибутковим ордером старшому (головному) касиру (у невеликих підприємствах з однією-двома касами касир здає гроші безпосередньо інкасатору банку).

Представник адміністрації у присутності касира знімає свідчення лічильників, отримує роздруківку. Представник адміністрації підписує роздрук, вказавши на ній тип і номер машини, показання секційних та контрольних лічильників (регістрів), денний виторг, дату та час закінчення роботи.

За свідченнями лічильників початку і поклала край зміни визначається сума виручки. Сума виручки повинна відповідати показанням грошових сумирних лічильників та контрольній стрічці (за її наявності). Вона повинна співпадати із сумою, зданою касиром-операціоністом старшому касиру та укладеною в інкасаторську сумку з підсумковим чеком контрольно-касової машини.

За результатами перевірки адміністрація підприємства у разі нестачі коштів має вжити заходів до стягнення її з винних осіб у встановленому порядку, а за наявності надлишків коштів оприбуткувати їх з обліку з віднесенням на результати господарської діяльності.

Закінчивши оформлення касових документів, касир здійснює міжремонтне обслуговування машини та готує її до наступного дня відповідно до вимог посібника з експлуатації на даний тип касової техніки.

Після проведення технічного обслуговування касир:

закриває касову машину чохлом, попередньо відключивши від мережі живлення;
здає ключі від касової машини, касової кабіни директору (завідувачу) підприємства, черговому адміністратору або старшому (головному) касиру на зберігання під розписку.

Використані касові чеки та копії товарних чеків зберігаються у матеріально-відповідальних осіб не менше 10 днів з дня продажу за ними товарів та перевірки товарного звіту бухгалтерією.